Frühzeitig solltet ihr besprechen, wer auf eurer Gästeliste steht. Denn die Gästeliste ist maßgebend für eure Festvorbereitungen bzw. in jedem Fall ein extrem wichtiges Hilfsmittel bei der Planung zu eurer Traumhochzeit.
Ganz gleich, ob ihr euch mit einer kleinen Feier in einer Location auf Stern-Niveau mit exklusiven Gaumenfreunden verwöhnen lasst, das größte Fest eures Lebens feiern wollt oder ob es euch gar nicht so wichtig ist, wo und wie genau ihr euer Fest der Liebe feiert.
Hauptsache ist, dass die Liebsten an diesem bedeutenden Tag bei euch sind.
Die Gästeliste ist und bleibt ausschlaggebend für die Planung
Es gibt unter Umständen Einschränkungen, wenn der Schwerpunkt eurer Hochzeitsfeier auf eine Location, Catering & Co. Gelegt wird, was die Anzahl eurer Gäste betrifft.
Zum Beispiel weil der Festsaal nur über eine bestimmte Zahl an Sitzplätzen verfügen kann oder weil euer Budget es nicht erlaubt, mehr Gäste zu verköstigen.
Ist es euch aber vor allem wichtig, euer Glück mit so vielen Menschen wie möglich zu teilen, dann müssen alle weiteren Schritte an eure Gästezahl und an das Budget angepasst werden.
Dies sind die wichtigsten Fragen, die ihr euch stellen solltet:
- Möchten wir eine intime Feier oder ein rauschendes Fest?
- Gibt es am Nachmittag Kaffee und Kuchen?
- Abends ein Buffet oder ein Vier-Gänge-Menü?
- Wie sieht unser Budget aus?
- Welche Lokalitäten gibt es und wie groß sind diese für die Zeremonie und unsere Feier?
- Kommen Kinder zu unserer Hochzeit?
- Dürfen Singles eine Begleitung mitbringen?
- Laden unsere Eltern ihre eigenen Freunde ein?
Eure Eltern sind eine wertvolle Hilfe für die vorläufige Gästeliste
Oma, Opa, Mama, Papa, Geschwister und Trauzeuge. Bis dahin ist es ganz einfach, aber von nun an wird es schwieriger.
Mit der vorläufigen Gästeliste solltet ihr ca. 9-12 Monate vorher beginnen.
Anfangs ist es hilfreich, wenn ihr euch mit euren Eltern zusammensetzt und gemeinsam alle möglichen Gäste aufschreibt. Sicherlich wird die eine oder andere Einladung zu einer Diskussion führen und ihr werdet euch nicht in jedem Punkt einig sein.
Hier kann ich euch das Buch von Thomas Sünder „Wer Ja sagt, darf auch Tante Inge ausladen“ empfehlen.
Es ist eure Hochzeit! Generell solltet ihr daher nur die Menschen einladen, die ihr wirklich gerne dabeihaben möchtet.
Eine Gästeliste kann schnell wachsen. Aus einer kleinen intimen Hochzeit kann schnell eine Großveranstaltung werden. Behaltet im Hinterkopf, dass diese Liste den Grundstein für eure Hochzeitsplanung ist. Habt daher immer ein Auge darauf.
Oft sind eure Familien und damit die Verwandten unterschiedlich groß. Das könnte zu einem Ungleichgewicht führen. Eine Möglichkeit zur Vermeidung wäre: Ihr begrenzt die Gästeanzahl anhand der kleineren Familie.
Leichter wird es, wenn ihr die Gäste zu Beginn erst einmal in Prioritätsgruppen einsortiert. Das könnte in etwas so aussehen:
A-Liste
- Eltern
- Geschwister
- Großeltern
- Eure Kinder
- Engste Freunde
- Gäste mit besonderer Rolle (Trauzeugen, Brautjungfern, usw.)
B-Liste
- Tanten und Onkels
- Cousinen und Cousins
- Nichten und Neffen
- Langjährige Freunde
C-Liste
- Entfernte Freunde
- Entfernte Verwandte
- Arbeitskollegen
- Bekannte
Vermerkt euch dazu, zu welcher Familie oder Freundeskreis (Braut / Bräutigam) die Gäste schwerpunktmäßig gehören. So behaltet ihr in jedem Fall den Überblick für euch.
Gästeliste aber richtig
Wie sieht sie denn aus, die richtige Gästeliste? Tut mir leid, es gibt nicht die eine Gästeliste oder Vorlage für die perfekte Gästeliste. Die gute Nachricht aber ist, ihr könnt die perfekte Gästeliste gestalten.
Mein Gästelistenvordruck wäre eine Hilfe beim Treffen mit euren Eltern. Macht einfach ein paar Ausdrucke und nutzt diesen für eine erste einfache handschriftliche Liste.
Diese handschriftliche Liste kann bei einer kleineren Hochzeitsgesellschaft bis zu 30 Personen vollkommen ausreichend sein. Alles, was darüber hinaus geht, ist dann aber nicht mehr wirklich sinnvoll.
Mit einer zu einfachen Gästeliste kann das Ganze ein nervenaufreibender Drahtseilakt werden. Achtet darauf, die Selbstkontrolle zu behalten.
Damit ihr nicht immer wieder mit irgendwelchen Zetteln von vorne beginnt, würde ich euch ein Tabellenprogramm wie Microsoft Excel oder Calc von Open Office empfehlen.
Wenn ihr bei Google nach „gästeliste hochzeit vorlage“, „gästeliste zum ausdrucken“ oder „gästeliste vorlage pdf“ sucht, findet ihr einige sehr gute Vorlagen für die verschiedensten Programme. Diese Suche habe ich bereits gemacht und hier sind meine persönlichen Favoriten:
- Gästeliste Vorlage von der Kartenmacherei (Excel XLXS-Format)
- Hochzeits-Gästeliste als Excel-Vorlage von Weddyplace (Google-Docs)
- Gästeliste als PDF von Trau-Dich-Fee
- Meine Gästeliste als PDF
Eine Ersatzliste für eure Wunschgäste
Es wird immer absagen aus den verschiedensten Gründen geben. Ohne Save the Date Karte bewegt sich die Absagequote zwischen 5-10%. Aber auch kurzfristige Absagen aus gesundheitlichen Gründen sind immer möglich.
Damit ihr schnell darauf reagieren könnt, vermerkt dazu in eurer Liste, wer bei einer Absage als nächstes „Nachrutsch“. Somit kann jemand anderes die gesamte Hochzeit mit euch verbringen.
Die finale Gästeliste
In etwa 4 – 6 Monate vor der Hochzeit ist es an der Zeit, eure Gästeliste abschließend zu überarbeiten. Eventuell wisst ihr bereits, wer nicht zu eurer Hochzeit kommen kann oder euch ist noch jemand eingefallen, den ihr einladen wollt.
Die Personen, die am Ende auf der Gästeliste stehen, erhalten die offizielle Einladung zu eurer Hochzeit!
Extra Tipp: Berücksichtigt Dienstleister, die den Tag mit euch verbringen und beim Essen eingeplant werden müssen wie z. B.: Pfarrer, Hochzeitsplaner*in, Band oder DJ, Hochzeitsfotograf usw.
Planungsvorschlag, wenn die Gästeliste zu lang ist
Solltet ihr mit mehr Personen feiern wollen, als es die Location oder euer Budget es zulässt, könntet ihr euer Fest in verschiedene Zeitabschnitte unterteilen:
Ladet nur engste Freunde und Verwandte zur standesamtlichen Trauung und zum Festessen ein.
Nicht so enge Verwandte und Freunde zur zeremoniellen Trauung sowie zum anschließenden Sektempfang und eure Bekannte und Kollegen zur abendlichen Party mit Büfett.
Achtet bei der Einladung darauf, dass ihr deutlich macht, zu welchem Teil der Hochzeitsfeier ihr den jeweiligen Gast willkommen heißt.
Einladung ohne Partner und Kinder bei ausgesuchten Gästen
Generell gilt, dass der feste Partner und selbstverständlich die Kinder jedes Hochzeitsgastes eingeladen werden sollten!
Allerdings gibt es Gruppen, bei denen sich die Partner nicht kennen. Dies ist oft bei Kolleginnen und Kollegen der Fall. Da sich Arbeitskolleg*innen untereinander kennen, haben sie sicherlich auch ohne ihren Partner viel Spaß an eurer Hochzeit.
Zieht ihr das in Erwägung, dann verhindert unbedingt ausnahmen, damit sich niemand aus der Gruppe auf den „Schlips“ getreten fühlt.
Der Polterabend als Alternative
Alternativ könntet ihr vorab einen traditionellen Polterabend machen. Zum Beispiel, wenn ihr an einen anderen Tag standesamtlich heiratet, als die eigentliche Trauungszeremonie stattfindet.
Zu diesem Polterabend könnt ihr alle eure Bekannten, Kollegen und entfernten Verwandten einladen, um mit ihnen euer Glück zu feiern.
Fazit
Die Gästeliste verschafft euch einen Überblick, daher habt ein Auge darauf und haltet sie stets aktuell.
Eure vorläufige Gästeliste sollte 9-12 Monate vor der Hochzeit stehen.
Ungefähr 4-6 Monate vor euren großen Tag sollte die Gästeliste komplett sein.
Durch Safe the Date Karten fällt die Absagequote geringer aus, als wenn ihr nur Einladungskarten versendet.
Diese Hochzeitsplaner sind eine Hilfe
- PinkBride’s Handbuch für unsere perfekte Hochzeit von Alexandra Dionisio
- 100 Hochzeit-Checklisten von Raffael & Sonja Schulz
- Unser Tag: Stilvoll und modern heiraten von Susanne Rademacher
